時間を効率的に使う方法

セリ
セリ

時間をもっと効率的に使う方法はないのかしら?
時間に追われてどれも中途半端になりそうな気がするの。

ですよね、先輩。私も時間がないことが多いんです。

サラ
サラ
マーク
マーク

時間を効率的に使うことは、経営者やリーダーとして必須条件の一つだ。
普通の人は時間管理を一所懸命やろうとして、間違った管理方法を進めていることが多い。
ドラッカーはこういっている。
「我々は時間管理について霊験あらたかな万能薬を求める。速読法の講座への参加、報告書の1ページ化、面会の15分制限等である。これらは全てイカサマである。それこそ時間の無駄である。」ってね。

えっ?それってみんなやっていることじゃないの?時間短縮できそうなスキルなんだけど。

セリ
セリ
マーク
マーク

みんな時間管理について勘違いしているということなんだ。
自分の一日について、自分の仕事についてじっくり記録しながら考えてみるといい。どれほど無駄な時間の使い方をしているのかがよく見えてくる。そういった状態でいくら表面上のスキルを使用しても、成果を上げるための時間管理など到底できないということなんだ。
だから自分の時間の使い方が正しいかそうでないかは、成果と業績を見れば一目瞭然ということになる。いい成果がもたらされているのなら正しく時間を使えていることになるし、成果が芳しくないのであれば、根本的に時間の使い方を間違っているかもしれないと疑ってみる必要があるんだよ。

そうなんだ。根本的に見直す必要かぁ・・。

セリ
セリ
マーク
マーク

そうだよ。
ドラッカーはこう言っているんだ。
「成果をあげる者は、仕事からスタートしない。時間からスタートする。計画からもスタートしない。
何に時間がとられているかを明らかにすることからスタートする。
次に、時間を管理すべく、時間を奪おうとする非生産的な要素を退ける。そして最後に得られた自由な時間を大きくまとめる。」ってね。
時間管理をするってことは、どれほど生産的に自分の時間を活用できるかということにフォーカスすべきなんだ。

でも、会社にいるといろいろなことが割り込んできて、集中するには結構厳しいのよ。

セリ
セリ
マーク
マーク

全ての仕事って、セリにとって必ずしも必要なことなのかな?
自分の時間が何にとられているか記録した経験はある?

いいえ、そんなこと、したことないかも・・。

セリ
セリ
マーク
マーク

だろ?ドラッカーはリアルタイムに記録してみろってアドバイスしているよ。リアルタイムでの記録が肝心であって、後でまとめて記録することは意味がないんだよ。
そして、そうやって記録された時間を後で見返してみると、驚くほど自分が重要なことに集中できていないかということに気づかされるはずだ。

でも、それはそれでその時は必要だと思ってやったことじゃないの?

セリ
セリ
マーク
マーク

そこが落とし穴なんだ。
実際にする必要がない仕事、時間を浪費している仕事はすぐにわかるが、してもしなくてもいい仕事の見極めが難しい。
そういう時は全く何もしないということを実践してみるといい。その結果が何も起こらなかったのであれば、その仕事は実は即座にやめてしまうべき仕事ということになる。つまり、時間を浪費するだけの仕事ということだ。

そうなんだ。それはそれで勇気が必要ね。ドラッカーは常に勇気を求めるよね。

セリ
セリ
マーク
マーク

そうだ、「する」「しない」も立派な意思決定だからね。
また、多くの人が振り回されている行事のようなもの、例えば夕食会、委員会等に誘われても、自分自身、自らの組織、他の組織になんら貢献しないと思うことに対しては、ノーというべきなんだ。

成果をあげるためには時間までも徹底的にダイエットすべきなのね。

セリ
セリ
マーク
マーク

そうなんだ。さすが女性的なたとえだよね。解りやすいよ。
そしてリーダー、上司がよく誤ってしまうことが、権限移譲についてなんだ。自分が忙しいということで、とにかく部下に丸投げしてしまうことがある。しかし、そういったことをする上司は成果を出せないことが多い。
本来であれば自ら行うべき仕事を移譲するのではなく、自ら行うべき仕事に取り組むために、他の人でもできることを任せることが本当の権限移譲ということなんだよ。

そうなんだ。仕事の特性をよく理解した上司でないと見極めが無理よね。ここでもできる上司の姿がよくわかる気がする。

セリ
セリ
マーク
マーク

そうだ。そして、仕事というものは、わずかな成果をあげるためであっても、かなりまとまった時間を必要とすることに気づかないといけないんだよ。集中することに焦点を当てる必要性があるんだ。

たかが時間管理といってもものすごく深いわね。

セリ
セリ
マーク
マーク

そう。古代ギリシアで、「汝自身を知れ」という知恵ある言葉がある。しかし、人は自らのことが一番よくわからないことが多い。しかし、自分が囚われている時間管理くらいであれば、記録することにより見えてくるものが多い。
「汝の時間を知れ」という命題には、記録するという技術を使うことによって比較的簡単に対応することができるんだよ。

セリ
セリ

そうなのね。早速私も取り掛かってみるわ。ありがとう。

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